La gestion prévisionnelle

  Méthode prévisionnelle à court terme, la gestion budgétaire est fondée sur l'évaluation des moyens à mettre à la disposition des responsables pour atteindre les objectifs fixés. Il s'agit donc avant tout d'un instrument de pilotage et de simulation, permettant de conforter les dirigeants dans leurs décisions.

Le processus à mettre en place

Le processus budgétaire s'articule en trois étapes : l'établissement, la budgétisation et le contrôle de prévisions.

  Il s'agit donc dans un premier temps de rassembler toute la documentation nécessaire afin de définir avec et pour chaque responsable les objectifs individuels. Ces objectifs sont ensuite articulés sous forme de budgets en fonction des contraines et des incohérences constatées pour être enfin centralisés dans des documents synthétiques tels que le compte de résultat et le bilan prévisionnels.

  Une fois la période écoulée, les prévisions sont bien sûr comparées aux réalisations afin d'analyser les écarts et de prendre les mesures nécessaires. On pourra ainsi rechercher les responsabilités (qui est responsable de ces écarts ?), remettre en cause les prévisions et déterminer les corrections à apporter pour les périodes suivantes.

Objectifs de la gestion budgétaire

Nous venons de le voir, les objectifs recherchés sont :
- la recherche de responsabilités sur les écarts prévisions-réalisations constatés,
- la remise en cause des prévisions et la révision des moyens.

Hiérarchisation des budgets

  Un budget est un ensemble de prévisions chiffrées. Le chiffrage est tout d'abord effectué en données physiques (programmes) puis en données monétaires (budgets) en tenant compte des contraintes internes et externes spécifiques à chaque service. ces budgets sont nécessairement liés entre eux. On distingue les budgets déterminents (ventes et production) et les budgets secondaires (investissements, approvisionnement, administration, trésorerie...) qui peuvent être hiérarchisés tel que présenté ci-dessous.

Le budget des bentes.
  Aussi appelé budget commercial, son but est d'établir une prévision des ventes réalisées. Ces prévisions seront ensuite comparées aux réalisations et les écarts analysés. On s'intéressera donc à savoir à qui ou à quoi ils sont dûs (écart de prix, de quantité, ... ?).

Le budget de production
  Dans les cas les plus simples, il suffit de cadrer le programme de production sur celui des ventes. Mais l'existance de contraintes de capacité de production et les irrégularités de la demande peuvent obliger l'utilisation de modes de régularisation comme le stockage. Si on prévoit que la demande d'une période ne pourra être satisfaite (car le potentiel de fabrication est à son maximum), une partie de la production devra être reportée sur une période antérieure.

Le budget des approvisionnement
  Quelles sont les quantités de matières à acheter pour éviter les ruptures de stocks et le bloquage de la chaine de production ? Combien de marchandises acheter pour faire face aux ventes prévues de la période ? Autant de questions qu'un gestionnaire est amené à résoudre afin d'éviter à la fois les ruptures de stocks (qui perturbent l'activité) et le surstockage (qui peut coûter cher à l'entreprise). L'établissement de ce budget est donc essentiel et il faut se placer dans un objectif d'optimisation.

Le budget des services généraux
  De nombreux services posent des problèmes de budgétisation. Contrairement aux services "opérationnels" cités ci-dessus, il est très difficile de mesurer l'activité et d'apprécier le montant des charges de ces services dits "fonctionnels". Il s'agit par exemple de la direction générale, du standard téléphonique, du service informatique, de la direction du personnel... les tâches à accomplir étant diverses, hétérogènes, peu répétitives : il est alors impossible de définir des normes et de faire fluctuer ces dépenses.

Le budget de trésorerie
  Synthèses des prévisions précédentes, ces budgets sont l'occasion de vérifier la concordance et la faisabilité des programmes établis. On établit un budget des encaissements, un budget des décaissements, un budget de la TVA à décaisser qui sont ensuite centralisés dans un budget général permettant d'apprécier l'évolution de la trésorerie en fins de mois. NB : l'objectif est ici d'atteindre une trésorerie "zéro". On cherche bien sûr à éviter les découverts (sources d'agios), mais également les excédents (qui se traduisent par un manque à gagner).

Les comptes prévisionnels
  Les comptes prévisionnels sont le résultat, un "résumé" de tous les budgets établis : de l'approvisionnement à la distribution, toutes les prévisions sont regroupées dans des tableaux constituant des outils très utiles pour la prise de décisions. Il s'agit du compte de résultat prévisionnel et du bilan prévisionnel.

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